Eine Rechnung kann nicht ewig offenbleiben. Irgendwann ist Schluss – sie verjährt. Doch was genau bedeutet das? Und ab wann passiert es? Viele Menschen wissen gar nicht, wie lange eine Rechnung gültig ist oder was mit alten Forderungen geschieht. In diesem Artikel erfährst du alles Wichtige, einfach erklärt und ohne komplizierten Fachjargon. Selbst ein zehnjähriges Kind soll diesen Artikel verstehen können!
Was heißt „Verjährung“ bei einer Rechnung?
Wenn wir über die Verjährung einer wann verjährt eine rechnungsprechen, meinen wir damit einen ganz bestimmten Zeitpunkt, ab dem eine offene Forderung – also das Geld, das jemand für eine Leistung oder Ware verlangt – nicht mehr eingefordert werden kann. Das bedeutet nicht, dass die Rechnung gelöscht wird oder ungültig ist, sondern dass der Gläubiger (also die Person, die das Geld will) keinen rechtlichen Anspruch mehr hat, das Geld vor Gericht einzuklagen.
Verjährung schützt uns alle vor ewigen Forderungen. Sie sorgt dafür, dass Dinge irgendwann abgeschlossen sind. Niemand soll nach zehn Jahren plötzlich Post mit einer alten Rechnung bekommen und sich fragen müssen: “Muss ich das jetzt noch zahlen?” Genau deshalb gibt es gesetzlich geregelte Fristen, die für verschiedene Arten von Rechnungen gelten.
Wie lange ist eine Rechnung gültig?
Die Gültigkeit einer Rechnung hängt in erster Linie davon ab, welche Art von Leistung oder Kauf ihr zugrunde liegt. In der Regel gilt: Eine normale Rechnung verjährt nach drei Jahren. Doch es gibt Ausnahmen! Zum Beispiel bei Handwerkerleistungen oder bei bestimmten Verträgen kann die Frist länger sein – manchmal sogar bis zu fünf Jahre oder mehr.
Wichtig: Nur weil eine Rechnung älter als drei Jahre ist, heißt das nicht automatisch, dass sie verjährt ist. Entscheidend ist der genaue Beginn der Verjährungsfrist und ob diese vielleicht durch bestimmte Maßnahmen unterbrochen oder verlängert wurde. Mehr dazu gleich.
Die häufigsten Fristen einfach erklärt
Je nachdem, um welche Art von Rechnung es sich handelt, gelten unterschiedliche Verjährungsfristen. Im Folgenden erklären wir dir die wichtigsten Fälle, damit du weißt, was wann gilt.
Normale Rechnung – 3 Jahre
Bei den meisten Rechnungen im Alltag – also z. B. Rechnungen für Kleidung, Bücher, Elektronik, Dienstleistungen oder Online-Bestellungen – beträgt die gesetzliche Verjährungsfrist drei Jahre. Das steht im § 195 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB). Die Frist beginnt immer am Ende des Jahres, in dem die Leistung erbracht oder die Rechnung gestellt wurde.
Beispiel: Du bekommst im Mai 2022 eine Rechnung für eine Lieferung. Dann beginnt die Verjährungsfrist am 31.12.2022 und endet am 31.12.2025.
Handwerker-Rechnung – bis zu 5 Jahre
Handwerkerrechnungen können besonders sein. Wenn es sich um eine Werkleistung an einem Gebäude handelt (z. B. ein Dachdecker, der dein Dach repariert), dann kann die Verjährung fünf Jahre betragen. Das steht im § 634a BGB. Diese längere Frist gilt, weil solche Arbeiten meist eine große Bedeutung haben und Mängel oder Fehler auch später erst sichtbar werden.
Wichtig: Es kommt nicht nur auf den Handwerker an, sondern auch auf die Art der Arbeit. Eine einfache Reparatur am Kühlschrank fällt nicht unter die 5-Jahres-Regel – eine Gebäudesanierung schon.
Kaufvertrag – oft auch 3 Jahre
Bei einem Kaufvertrag – z. B. über ein Auto oder eine Waschmaschine – gelten ebenfalls meist drei Jahre Verjährungsfrist, sofern keine Mängelhaftung oder besondere Gewährleistungspflichten vereinbart wurden. Auch hier beginnt die Frist zum Jahresende.
Wird ein Mangel festgestellt, gelten für die Mängelansprüche gesonderte Fristen, meist zwei Jahre ab Übergabe der Ware. Die ursprüngliche Rechnung bleibt aber nach wie vor drei Jahre einklagbar.
Wann beginnt die Verjährungsfrist?
Ein häufiger Irrtum: Viele denken, die Verjährung beginnt mit dem Rechnungsdatum. Das stimmt so nicht ganz. Die Verjährungsfrist beginnt immer am 31. Dezember des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde oder die Leistung erbracht wurde – nicht direkt mit dem Rechnungsdatum.
Beispiel: Du bekommst eine Rechnung am 5. Juni 2023. Die Verjährung beginnt nicht im Juni, sondern am 31.12.2023. Das bedeutet, die Forderung verjährt am 31.12.2026.
Das ist gut für Gläubiger, denn sie haben in der Praxis meist länger Zeit, ihre Forderungen geltend zu machen, als man auf den ersten Blick denkt.
Was passiert, wenn eine Rechnung verjährt?
Ist die Verjährung eingetreten, kann der Gläubiger das Geld nicht mehr gerichtlich einklagen. Du als Schuldner kannst dich dann auf die sogenannte Einrede der Verjährung berufen. Das bedeutet: Du sagst einfach (schriftlich oder vor Gericht), dass die Forderung verjährt ist – und der Gläubiger verliert sein Recht auf Zahlung.
Wichtig: Die Verjährung tritt nicht automatisch in Kraft. Sie muss aktiv vom Schuldner geltend gemacht werden. Schweigst du, kann es sein, dass du trotzdem zahlen musst, auch wenn die Forderung eigentlich verjährt ist.
Wie kann ich die Verjährung stoppen?
Die Verjährung lässt sich unter bestimmten Umständen unterbrechen oder hemmen. Das bedeutet, dass die Frist pausiert oder von vorn beginnt. Das passiert zum Beispiel dann, wenn:
- Du ein Schuldanerkenntnis abgibst (mündlich oder schriftlich)
- Der Gläubiger einen Mahnbescheid beantragt
- Es zu Verhandlungen über die Zahlung kommt
- Ein Gerichtsverfahren beginnt
All diese Situationen führen dazu, dass die Uhr der Verjährung neu startet oder zumindest eine Zeit lang stillsteht.
Was kann ich tun, wenn ich eine alte Rechnung finde?
Wenn du beim Aufräumen oder Durchstöbern alter Ordner eine Rechnung findest, fragst du dich vielleicht: “Muss ich die noch bezahlen?” Hier sind ein paar Schritte, die du unternehmen kannst:
Prüfe das Datum
Schau zuerst auf das Rechnungsdatum. Dann berechne, wann die Verjährungsfrist begonnen hat (immer ab dem 31.12. des Jahres) und ob sie schon abgelaufen ist. Wenn mehr als drei Jahre vergangen sind, ist die Rechnung wahrscheinlich verjährt – außer es handelt sich um eine Sonderregel (z. B. Handwerkerleistung).
Frage beim Anbieter nach
Bist du unsicher? Dann kontaktiere den Absender der Rechnung. Manchmal gab es Zahlungsaufschub, Mahnbescheide oder Verhandlungen, die du vergessen hast. Der Anbieter kann dir sagen, ob noch ein Anspruch besteht oder ob alles erledigt ist. Oft wird dir auch mitgeteilt, ob und wann eine Verjährungshemmung eingetreten ist.
Tipps, damit keine Rechnung verjährt
Um zu vermeiden, dass offene Forderungen verloren gehen, solltest du Rechnungen immer gut aufbewahren und regelmäßig prüfen. Verwende z. B. ein digitales Haushaltsbuch oder eine Erinnerungsfunktion im Kalender. Für Unternehmer ist es besonders wichtig, sich Fristen zu notieren, um kein Geld zu verlieren. Bei Zweifeln lohnt sich eine kurze Rückfrage beim Steuerberater oder beim Rechtsanwalt – vor allem bei größeren Beträgen oder geschäftlichen Vorgängen.
The Bottom Line
Die Verjährung von Rechnungen ist ein Thema, das jeden betrifft – ob Privatperson oder Unternehmer. Die gute Nachricht: Die Regeln sind gar nicht so kompliziert, wie sie auf den ersten Blick erscheinen. In den meisten Fällen beträgt die Frist drei Jahre und beginnt am Ende des Jahres, in dem die Leistung erbracht wurde. Bei Handwerkerarbeiten an Gebäuden kann es auch mal fünf Jahre sein.
Merke dir: Nur weil eine Rechnung alt ist, ist sie nicht automatisch verjährt. Und wenn sie verjährt ist, musst du nicht zahlen – aber nur, wenn du dich aktiv darauf berufst.
Mit ein bisschen Überblick, Kalenderhilfe und gesundem Menschenverstand kann man das Thema Verjährung einfach im Griff behalten. Und falls du einmal unsicher bist: Frag lieber nach, bevor du zahlst – oder eine wichtige Forderung verlierst.
